En personalliggare är en lista över vilka som är verksamma på en arbetsplats och när varje persons
arbetspass börjar och slutar. Kravet gäller flera branscher i Sverige, bland annat restaurangbranschen, och syftar till att motverka svartarbete och skapa sundare konkurrens. I den här artikeln går vi igenom vad som gäller, vem som ansvarar för vad och hur kravet kan lösas digitalt med hjälp av stämpelklockor och tidregistreringssystem.

Vad är en personalliggare?

En personalliggare är, enkelt uttryckt, en förteckning över vilka personer som är verksamma på en
arbetsplats och när deras arbetspass börjar och slutar. Den förs löpande, dag för dag, och ska kunna
visas upp direkt om Skatteverket gör ett kontrollbesök.

Syftet med personalliggaren är att motverka svartarbete och skapa en sundare konkurrens mellan
företag som annars skulle kunna spara pengar genom att anlita svart arbetskraft. Den underlättar
även Skatteverkets kontrollverksamhet, eftersom uppgifterna om vilka som har arbetat var och när
samlas på ett ställe.

För den som är ny i sin roll som arbetsledare, platschef eller löneansvarig kan det vara lätt att blanda
ihop personalliggaren med andra typer av personalregister, till exempel lönesystemets tidrapporter
eller ett vanligt bemanningsschema. Skillnaden är att personalliggaren har ett specifikt, lagreglerat
syfte – att i realtid visa vilka som faktiskt befinner sig på arbetsplatsen just nu och historiskt, oavsett
om de är anställda, inhyrda eller underentreprenörer. Ett schema visar vad som var planerat, medan
personalliggaren ska spegla vad som faktiskt hände.

Vad ska registreras i personalliggaren?

Personalliggaren ska innehålla för- och efternamn på alla som är verksamma på arbetsplatsen, samt
personnummer eller samordningsnummer för respektive person. Utöver namn och identitetsuppgifter ska liggaren visa vilka tider varje persons arbetspass börjar och slutar – alltså in- och utcheckningstider för varje arbetsdag.

Vilka branscher måste ha personalliggare?

Kravet på personalliggare gäller inte alla verksamheter, utan är begränsat till ett antal branscher som
enligt lag är skyldiga att föra en sådan. Det handlar om: 

• Byggbranschen
• Fordonsservice
• Kropps- och
  skönhetsvård
• Livsmedels- eller tobaksgrossister
• Restaurangbranschen
• Tvätteribranschen

Driver ni verksamhet inom någon av dessa branscher är personalliggare alltså inte frivilligt, utan ett
lagkrav som ska följas löpande.

Gemensamt för de branscher som omfattas är att de historiskt sett har haft en förhöjd risk för svartarbete och oredovisade anställningar – ofta verksamheter med mycket kontanthantering, hög personalomsättning eller många tillfälliga eller säsongsanställda. Genom att kräva en fortlöpande, uppdaterad förteckning över vem som faktiskt arbetar var blir det svårare att dölja anställningar som aldrig redovisas till Skatteverket.

Källa: Skatteverket

Personalliggare i restaurangbranschen – vad gäller?

Restaurangbranschen är en av de branscher där kravet på personalliggare i praktiken märks tydligast i vardagen – många arbetsplatser har en stor andel deltidsanställda, extrapersonal och skiftarbete kvällar och helger, vilket gör en pålitlig, löpande registrering särskilt viktig.

Vem ska registreras i restaurangens personalliggare?

Alla som är verksamma i restaurangen under öppettider ska finnas med i personalliggaren – oavsett om det är kökspersonal, servitörer, bartendrar eller diskpersonal, och oavsett anställningsform. Det gäller alltså inte bara fast anställd personal, utan även timanställda, extrapersonal som ryckt in vid en enstaka helg och praktikanter. Så snart någon börjar ett arbetspass i verksamheten ska det synas i liggaren.

Vem ansvarar för att personaliggaren förs korrekt inom restaurangbranschen?

Till skillnad från byggbranschen, där ansvaret delas mellan byggherre och entreprenörer, ligger
ansvaret för personalliggaren i restaurangbranschen samlat hos näringsidkaren – det vill säga den som driver restaurangen. Det är alltså restaurangägaren eller arbetsgivaren som ansvarar för att liggaren förs löpande, är korrekt ifylld och går att visa upp direkt om Skatteverket gör ett kontrollbesök, oavsett hur många medarbetare eller skift som ingår i verksamheten.

Vanliga utmaningar i restaurangvardagen

Hög personalomsättning, korta anställningar och behovet av att snabbt kunna ta in extrapersonal vid
en plötslig helgrusning gör manuell hantering av personalliggaren särskilt sårbar i restaurangbranschen. Att i efterhand behöva rekonstruera vem som jobbat ett visst kvällspass, eller att en nyanställd extra hinner arbeta ett helt pass innan hen hunnit läggas till i en papperslista, är typiska situationer där en digital lösning gör stor skillnad – ny personal kan läggas till och börja checka in på minuten.

Personalliggare i byggbranschen – vad gäller?

Inom byggbranschen skiljer sig reglerna något jämfört med restaurang och andra branscher. Här ställs krav på en elektronisk personalliggare, vilket innebär att manuella papperslistor inte är godkända.

Ansvaret är uppdelat:

Byggherren (den som låter utföra byggarbetet) ansvarar för att tillhandahålla utrustningen för personalliggaren på byggarbetsplatsen samt anmäla byggarbetsplatsen till Skatteverket innan arbetet påbörjas.

Entreprenörerna och arbetsgivarna ansvarar i sin tur för att deras personal faktiskt registrerar sina in- och utcheckningar varje dag. Alla som utför arbete på byggarbetsplatsen,  oavsett om det är huvudentreprenörer, underentreprenörer eller enskilda näringsidkare, ska finnas registrerade i liggaren.

Vad händer om man inte har koll på sin personalliggare?

Skatteverket kan göra oanmälda kontrollbesök på arbetsplatser som omfattas av kravet på
personalliggare. Om liggaren saknas, är felaktig eller inte är tillgänglig vid besöket kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift. Det är alltså inte bara en administrativ formalitet – att sakna en fungerande
personalliggare kan bli en kostsam historia. Det är också en av de starkaste anledningarna till att ha
en pålitlig, digital lösning på plats redan från start, i stället för att förlita sig på manuell hantering
som lätt blir bristfällig.

Utöver den direkta kontrollavgiften innebär ett kontrollbesök där liggaren inte stämmer ofta merarbete i efterhand. Att i lugn och ro behöva rekonstruera vem som varit på plats när, ofta med hjälp av lönesystem, kvitton eller minnesanteckningar som inte alltid räcker som underlag. Det är tid som varken ledning eller administrativ personal egentligen har att avvara, och som i stort sett helt
går att undvika med en lösning som sköter registreringen automatiskt från början.

Digital personalliggare i praktiken – så kan det fungera

I praktiken löser många arbetsplatser kravet på personalliggare med hjälp av en stämpelklocka, där
varje medarbetare checkar in och ut vid arbetspassets start och slut. Uppgifterna sparas digitalt och kan tas fram direkt om Skatteverket kommer på kontrollbesök.

En sådan lösning fungerar oftast på liknande sätt oavsett vilken bransch man är verksam i:
medarbetaren identifierar sig – till exempel via en app i mobilen, RFID-tagg eller fingerprint – och checkar in när passet börjar och ut när det slutar. Systemet stämplar tiden automatiskt, kopplar den till rätt person och rätt arbetsplats, och sparar allt sökbart och spårbart.

För en restaurang med flera skift – lunch, kväll och helg – och personal som ofta växlar mellan olika arbetspass innebär det att både kökspersonal och servering kan checka in i samma system, vilket ger restaurangchefen en samlad, uppdaterad bild av vem som faktiskt är på plats.

Brightec Times TimeSpot Clock är ett exempel på en lösning som kan fungera som personalliggare-
funktion för arbetsplatser. I vår köpguide för stämpelklockor går vi igenom vad man bör tänka på vid val av lösning – bland annat identifieringsmetod, integration med lönesystem och möjlighet till geografisk kontroll av in- och utcheckningar. Är ni i uppstartsfasen av en ny restaurang kan det även vara värt att läsa vår genomgång av vad ni behöver förbereda innan verksamheten sätter igång, så att den digitala personalliggaren är på plats redan när de första medarbetarna börjar.

Stämpelklockor fungerar som personalliggare

Hårdvara och mjukvara i form av stämpelklockor, digitala terminaler eller appar för tidstämpling
underlättar efterlevnaden av lagkravet i vardagen. En stämpelklocka automatiserar tidsstämplingen,
vilket gör att uppgifterna blir korrekta, sökbara och direkt tillgängliga om Skatteverket gör ett
kontrollbesök.

Jämfört med manuell hantering minskar en digital lösning den administrativa bördan – både för
ledningen, som slipper jaga in uppgifter i efterhand, och för personalen, som bara behöver checka in
och ut som vanligt.

En annan fördel är att uppgifterna blir svårare att manipulera i efterhand jämfört med en
papperslista, där tider kan fyllas i eller ändras utan spår. I ett digitalt system loggas varje in- och
utcheckning med tidsstämpel, vilket gör liggaren mer tillförlitlig – både för er egen uppföljning och
gentemot Skatteverket. Många system går dessutom att koppla samman med lönesystemet, så att
de registrerade tiderna kan användas direkt vid löneunderlag, utan att någon behöver mata in
samma uppgifter två gånger. Läs mer om hela vårt utbud på sidan för våra produkter och tjänster.

Vill ni ha en digital lösning som även fungerar som personalliggare-funktion? Utforska våra
stämpelklockor och tidsregistreringssystem.

Vanliga frågor om personalliggare (FAQ)

Vad är en personalliggare?

En förteckning över vilka personer som är verksamma på en arbetsplats och när deras arbetspass börjar och slutar. Den ska föras löpande, varje dag.

Vad är en personalliggare till för?

Syftet med personalliggaren är att motverka svartarbete, främja sund konkurrens i näringslivet och underlätta Skatteverkets kontrollverksamhet.

När krävs personalliggare i en restaurang?

Kravet gäller löpande, varje dag restaurangen har verksamhet och personal på plats – inte bara vid enstaka tillfällen. Så snart en restaurangverksamhet bedrivs med personal ska deras arbetspass
registreras i personalliggaren.

Vilka branscher har krav på personalliggare?

Restaurangbranschen, byggbranschen, fordonsservice, kropps- och skönhetsvård, livsmedels- eller
tobaksgrossister samt tvätteribranschen ska föra personalliggare.

Vem ansvarar för att personalliggaren är korrekt ifylld?

I restaurangbranschen är det näringsidkaren eller arbetsgivaren – alltså den som driver restaurangen
– som bär hela ansvaret för att liggaren förs korrekt och är tillgänglig vid en eventuell kontroll. Det skiljer sig från byggbranschen, där ansvaret istället delas mellan byggherre och entreprenörer.

Vad händer om Skatteverket gör kontroll och personalliggaren saknas?

Om liggaren saknas, inte är tillgänglig vid kontrollen eller inte är korrekt ifylld kan Skatteverket ta ut en kontrollavgift – ofta 12 500 kronor i grundavgift plus 2 500 kronor per oregistrerad person.

Kan en digital stämpelklocka fungera som personalliggare?

Ja, förutsatt att systemet uppfyller Skatteverkets tekniska krav på hur uppgifterna sparas, låses och
kan visas upp direkt vid ett kontrollbesök. Digitala stämpelklockor och appar gör det betydligt
enklare att uppfylla lagkravet jämfört med manuell hantering.