Att välja rätt tidrapporteringssystem är ett beslut som påverkar hela organisationen under lång tid. Oavsett om ni ska byta tidrapporteringssystem eller investerar för första gången finns det flera aspekter att ta hänsyn till. Allt från kostnadsstruktur och funktionsomfång till hur väl systemet kan integreras med en fysisk stämpelklocka och era övriga system.

Vad kostar ett tidrapporteringssystem?

Kostnaden är förstås central och man behöver ta hänsyn till både initial kostnad och löpande kostnader. Eftersom de flesta system idag är så kallade SaaS-lösningar, där man betalar i abonnemangsform, hamnar den största kostnaden över tid under kategorin löpande.

Så vet ni när det är dags att byta tidrapporteringssystem

Många väntar för länge med att byta tidrapporteringssystem, ofta av rädsla för att flytten ska bli krånglig eller kosta för mycket i driftstopp. Men det finns tydliga tecken på att det gamla systemet inte längre håller måttet:

• Ni lägger mer tid på manuell rättning av felaktiga tidrapporter än vad systemet var tänkt att spara.
• Stämpelklockan krånglar återkommande, eller går inte längre att integrera med nya lönesystem eller andra verktyg ni använder.
• Systemet saknar API eller har ett så begränsat gränssnitt att ni tvingas mata in data manuellt i flera system parallellt.
• Supporten är långsam eller finns inte längre kvar, vilket gör att fel blir stående längre än de borde.
• Ni betalar för funktioner ni aldrig använder, samtidigt som ni saknar det ni faktiskt behöver.

Att byta system innebär en engångsinsats med onboarding, datamigrering och eventuell ny hårdvara,  men om det nuvarande systemet kostar mer i manuellt arbete än vad ett byte skulle kosta, är det ofta värt investeringen. Ta hjälp av avsnittet om initiala och löpande kostnader nedan för att räkna på vad ett byte faktiskt innebär för er organisation.

Initiala kostnader att räkna med

• Integration med andra system på företaget, till exempel lönesystem.
• Onboarding av alla användare – kanske behövs utbildning vid flera tillfällen, vilket kan innebära produktionsbortfall och kostnad för utbildare.
• Fysiska digitala stämpelklockor kopplade till tidrapporteringssystemet, och vad de i så fall kostar.
• Uppgraderingar av datorer på arbetsplatsen, om systemet kräver det.
• Datainmatning per anställd – hur mycket information som behöver läggas in, och om det kan synkas från andra integrerade system eller måste göras manuellt.

Löpande kostnader

Licensavgifter och abonnemangsavgifter är den huvudsakliga delen av de löpande kostnaderna. 

Men glöm inte:

• Underhåll av systemet och om er egen it-personal har utrymme att ansvara för ytterligare ett system.
• Om ni saknar egen it-kompetens: hur mycket tid kommer en extern it-leverantör att lägga på att underhålla och supportera systemet?

Har ni redan en stämpelklocka som gått sönder eller känner er osäkra på vad ett driftstopp faktiskt kostar er? Läs mer om kostnader med en trasig stämpelklocka.

Vilka behov löser systemet och vilka gör det inte?

Utöver kostnader är det minst lika viktigt att ha koll på vilka behov systemet faktiskt tillfredsställer och vilka det inte löser. En grundregel är att ett mer omfattande system har potential att fylla fler behov. Men generellt använder ett företag i genomsnitt endast 15–20 % av tillgängliga funktioner i mer komplexa affärs- och lönesystem.

Ett enklare tidrapporteringssystem löser kanske faktiskt 90 % av behovet och kan därför vara ett kostnadseffektivt val.

Stämpelklocka och API-integration

Ett tidrapporteringssystem är sällan bättre än sin svagaste länk och för många verksamheter är det just stämpelklockan som avgör hur smidig vardagen blir. Har systemet ett API-gränssnitt så att det kan integreras med andra system och hur omfattande är i så fall detta API? Går det till exempel att integrera med fysiska stämpelklockor från andra leverantörer? Läs mer om hur ni kan integrera Brightec Time med ert befintliga system.

Många tidrapporteringssystem har idag bara en mjukvaru-stämpelklocka i en mobilapp. Den lösningen har sina begränsningar, till exempel vid delade arbetsplatser, verksamheter utan egen mobil per anställd, eller där man vill minska risken för fusk vid in- och utstämpling. Vi går igenom skillnaderna i fastmonterad stämpelklocka jämfört med mobilapp.

Så väljer ni rätt stämpelklocka till systemet

Om ni redan nu vet att ni behöver en fysisk lösning är det värt att sätta er in i vilka typer av stämpelklockor som finns och hur de kopplas till ert tidrapporteringssystem innan ni bestämmer er för en leverantör. Vår köpguide för stämpelklockor går igenom de vanligaste typerna och vad som passar olika verksamheter. 

Vi på Brightec Time hjälper er gärna att reda ut vad som passar just er verksamhet, oavsett om ni redan vet att ni vill ha en fysisk stämpelklocka eller fortfarande utforskar alternativen.