Är 2026 året då ni vill komma igång på arbetsplatsen med att ”stämpla tid”? I så fall är det flera saker ni behöver tänka på. Utifrån våra kunders erfarenhet listar vi här några av de viktiga punkterna.

Steg 1: Planering och policy

1. Definiera syftet och reglerna

• Bestäm syftet: Varför inför ni stämpelklocka? Är det för att beräkna lön, följa upp projekt eller ha bättre koll på när era anställda faktiskt är på jobbet.
• Arbetstidsregler: Gå igenom och fastställ klara regler för:
  • In- och utstämpling: När ska anställda stämpla in och ut (t.ex. vid skiftets start/slut, vid lunch)?
  • Raster och pauser: Vilka raster är betalda/obetalda och hur registreras de?
  • Frånvaro: Hur registreras sjukdom, semester och VAB i systemet?
  • Övertid: Vilka regler gäller för övertidsregistrering och hur godkänns den?
• Kommunikation: Utarbeta en tydlig plan för att informera personalen om de nya reglerna och hur systemet fungerar.

  Kommentar: Många av dessa punkter har inte med den fysiska stämpelklockan att göra, utan är policys som återspeglas i tidrapporteringssystemet som stämpelklockan är integrerad med. 

2. Juridiska och fackliga aspekter

• Lagkrav (AML): Se till att systemet uppfyller kraven i Arbetstidslagen (ATL). I Sverige måste arbetsgivare föra noggrann anteckning om arbetstid, övertid och jourtid. Detta gäller ert tidrapporteringssystem, inte den fysiska stämpelklockan.
• GDPR: Hur hanteras personuppgifterna (anställdas rörelsemönster och tid)? Se till att systemet och rutinerna följer GDPR. Även detta gäller ert tidrapporteringssystem, inte den fysiska stämpelklockan.
• Facklig förhandling: Om ni har kollektivavtal, måste ni troligen förhandla med facket (MBL-förhandling) innan ni inför ett nytt system för tidsregistrering, inklusive stämpelklockor.

Steg 2: Teknisk Förberedelse

3. Välja rätt system/hårdvara

• Typ av stämpelklocka: Välj mellan:
  • Fysisk terminal: (Fingeravtryck, kort/tagg, PIN-kod). Behöver ström och nätverksanslutning (LAN/Wi-Fi).
  • Digital/webb-baserad: (App på mobil/surfplatta eller via webbläsare).
• Placering: Bestäm den bästa platsen för klockan (nära ingången, i personalrummet, etc.). Se till att det finns:
  • Strömförsörjning. (Eller välj s.k. PoE – Power over Ethernet, dvs när strömen leds i nätverkskabeln.
  • Nätverksuttag.
• Integration: Kontrollera att det nya stämpelklockan kan integreras med ert tidrapporteringsprogram. I annat fall, fråga leverantören av stämpelklockan om de har en rekommendation, eller kan göra en integration mot ert program.

4. Datainmatning

• Personaldata: Om personalen skall identifiera sig vid stämpelklockan med RFID-tagg eller fingeravtryck så behöver ni koppla taggnummer eller fingeravtryck till respektive anställd i tidrapporteringssystemet.
• Projekt/Koder (vid behov): Om personalen ska stämpla tid mot specifika projekt, uppgifter eller kunder, måste dessa koder vara definierade och inlagda i systemet innan start.

Steg 3: Utbildning och Lansering

5. Utbildning av Användare och Administratörer

• Administratörer: Utbilda de personer som ska hantera systemet (Löneadministratörer, Chefer) i:
  • Godkännande av tidrapporter.
  • Export av löneunderlag.
  • Rapportering och felsökning.
• Anställda: Utbilda alla anställda i den nya rutinen:
  • Hur man stämplar in/ut korrekt.
  • Vad man gör vid glömd stämpling.
  • Hur man ser sin egen tidssammanställning.

Niklas Fagerstrand
Brightec Time