Kort svar: Ja, i de flesta fall måste du förhandla.

Att införa stämpelklockor eller digitala tidrapporteringssystem räknas oftast som en ”väsentlig ändring” av arbetsförhållandena eller verksamheten enligt MBL (Medbestämmandelagen).

Några av anledningarna till att man oftast behöver förhandla är: 

Förhandlingsskyldighet enligt MBL

Om företaget har kollektivavtal är du enligt MBL 11 § skyldig att på eget initiativ påkalla förhandling innan du fattar beslut om att införa stämpelklockor. Det ses som en viktig förändring av hur arbetet kontrolleras och följs upp.

Om företaget inte har kollektivavtal, men förändringen berör en anställd som är medlem i ett fackförbund, kan du fortfarande vara skyldig att förhandla enligt MBL 13 §, särskilt om det rör frågor som rör arbets- eller anställningsvillkor.

Personlig integritet och GDPR

Att logga tider för när anställda kommer och går innebär behandling av personuppgifter. Detta rör de anställdas personliga integritet, och facket har rätt att granska:

• Syftet: Varför behövs systemet? (T.ex. löneunderlag eller säkerhet).
• Proportionalitet: Är det ett för stort intrång i integriteten i förhållande till nyttan?
• Datasäkerhet: Vem har tillgång till uppgifterna och hur länge sparas de?

Arbetsmiljöaspekten

Införandet av kontrollsystem kan påverka den psykosociala arbetsmiljön. Vissa anställda kan uppleva det som en ökad stress eller brist på förtroende. Enligt Arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren samverka med de anställda (ofta via skyddsombud eller fack) vid ändringar som påverkar arbetsmiljön.

Här kan det vara lämpligt att också påvisa den positiva inverkan på arbetsmiljön när man inför tidsrapportering, läs mer om det här>>

Vad händer om man struntar i förhandlingen?

Om du inför stämpelklockor utan att först förhandla kan företaget bli skadeståndsskyldigt gentemot fackförbundet för brott mot förhandlingsskyldigheten (MBL-skadestånd). Det spelar ingen roll om själva beslutet i sig var rimligt; det är det uteblivna samrådet man blir ”straffad” för.

Checklista för arbetsgivaren:

1. Informera: Skriv ner varför systemet behövs och hur det fungerar.
2. Påkalla förhandling: Kontakta de fackförbund som finns representerade på arbetsplatsen.
3. Riskbedömning: Gör en enkel analys av hur systemet påverkar integritet och arbetsmiljö.
4. Policy: Upprätta en tydlig policy för hur tiderna ska registreras och hur felaktiga registreringar hanteras.