Köpguide för stämpelklockor

Att välja rätt stämpelklocka för er verksamhet är viktigt och det finns flera aspekter att ta hänsyn till. Här är en guide med de viktigaste sakerna att tänka på:

🧭 Steg 1: Identifiera ert Behov och Typ av Klocka

Det första steget är att förstå varför ni behöver en stämpelklocka och vilken typ som passar er verksamhet bäst.

⚙️ Steg 2: Viktiga Funktioner att Överväga

En modern digital stämpelklocka erbjuder mycket mer än bara tidsregistrering:

1. Identifieringsmetod

• Kod/Anställningsnummer: Enklast, men kan leda till ”kompisstämpling” (en anställd stämplar in för en annan).

• RFID-taggar/kort: Snabbt och smidigt, kräver att medarbetaren har med sig en tagg/ett kort.

• Biometri (Fingeravtryck/Ansikte): Säkert mot fusk, men kan uppfattas som mer integritetskränkande och kräver specifik hårdvara.

2. Integration med Lönesystem

• Extremt viktigt: Kan stämpelklockan automatiskt exportera ett korrekt löneunderlag, eller ännu bättre, är den integrerad sömlöst med ett befintliga löne- och HR-system? Detta sparar enormt mycket administration och minskar fel. Är stämpelklockan systemoberoende eller fungarar den enbart med ett tidregistrerings- /lönesystem.

3. Hantering av Arbetstider

• Schema & Avvikelser: Kan stämpelklockan kopplas till de anställdas scheman för att automatiskt identifiera och hantera sena ankomster, tidiga avgångar eller att stämpla in utan schema?

• Raster: Hur hanteras raster? Kan anställda stämpla ut och in för rast, eller dras rast automatiskt efter en viss arbetad tid?

4. Geografisk Kontroll (för mobila lösningar)

• GPS-positionering/Geo-fencing: Om man väljer en stämplingsklocka-app i mobilen, kan man ställa in så att anställda endast kan stämpla in när de befinner sig inom en viss radie (geografisk gräns) av arbetsplatsen? Detta är avgörande för att säkerställa att tidsregistreringen sker på rätt plats.

5. Användarvänlighet, Support och Driftsäkerhet

• Gränssnitt: Är gränssnittet intuitivt och lätt att navigera för både anställda och administratörer? Är det en pekskärm eller måste man använda ett tangentbord?

• Support: Vilken support erbjuds? Telefon, chatt, eller e-post? Är supporten på svenska och tillgänglig när ni behöver den? I fallet fysiska stämpelklockor – har leverantören en supportorganisation som kan erbjuda på-plats-service?

• Driftsäker: Hur robust behöver stämpelklockan vara – kan beror på i vilken miljö den skall placeras. Har den batterier, som kan svälla om den är påslagen dygnet runt, eller är den försedd med nätadapter.

💰 Steg 3: Kostnad

1. Kostnadsmodell

• Engångsköp eller Hyra: Gäller främst fysiska/mekaniska klockor eller digitala terminaler. Ni betalar en initial kostnad för klockan. Erbjuder leverantören också hyra av stämpelklockor (Hardware as a Service, HaaS)

• Återkommande Månadskostnad: Vanligast icke fysiska digitala/molnbaserade stämpelklockssystem. Kostnaden baseras ofta på:

  • Antal aktiva användare (t.ex. 50-130 kr/användare/månad).

  • Vilket funktionspaket (Basic, Plus, Premium) ni väljer.

✅ Sammanfattning av checklista

• Typ av klocka: Digital (app/surfplatta) eller Fysisk (terminal/mekanisk)?

• Identifiering: Kod, tagg, eller biometri?

• Integration: Kan den kopplas till ert lönesystem (t.ex. Visma, Fortnox)?

• Funktioner: Hanterar den OB, övertid, schemaavvikelser och raster korrekt?

• Kostnad: Passar engångskostnad eller abonnemang er budget bäst  

Sist men inte minst – har leverantören och lösningen kundreferenser?